1. Partijen en rollen
Deze overeenkomst is gesloten tussen het bureau dat het platform gebruikt (de verwerkingsverantwoordelijke) en de exploitant van het platform (de verwerker). Het bureau bepaalt waarom en hoe de persoonsgegevens van zijn gasten en deelnemers worden verwerkt; het platform verwerkt die gegevens alleen namens het bureau.
2. Onderwerp en duur
Het platform verwerkt de persoonsgegevens die het bureau of zijn gasten invoeren om mensen voor evenementen uit te nodigen, hen te registreren, tickets uit te geven en e-mails over het evenement te versturen, zolang het bureau het platform gebruikt en totdat de gegevens zijn gewist.
3. Soorten gegevens en betrokkenen
Gasten, genodigden en deelnemers: e-mailadres, voor- en achternaam, antwoorden op het registratieformulier en de bijbehorende registratie-, ticket- en e-mailgegevens. Bijzondere persoonsgegevens worden alleen verwerkt als het bureau daar in zijn eigen formuliervelden om vraagt.
4. Verplichtingen van de verwerker
Het platform verwerkt de gegevens alleen op gedocumenteerde instructie van het bureau, zorgt dat personen die de gegevens verwerken tot geheimhouding zijn verplicht, neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, helpt het bureau bij verzoeken van betrokkenen en bij zijn verplichtingen rond beveiliging, meldingen van datalekken en effectbeoordelingen, en meldt een datalek zonder onredelijke vertraging nadat het daarvan kennis heeft genomen.
5. Subverwerkers
Het bureau geeft algemene toestemming voor de subverwerkers op de subverwerkerslijst van het platform. Het platform informeert het bureau over voorgenomen wijzigingen van die lijst, zodat het bureau bezwaar kan maken, en legt elke subverwerker dezelfde verplichtingen voor gegevensbescherming op.
6. Doorgifte buiten de EER
Als een subverwerker gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, zorgt het platform voor een passende waarborg, zoals een adequaatheidsbesluit of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
7. Audits
Het platform stelt de informatie beschikbaar die nodig is om naleving van deze overeenkomst aan te tonen en maakt redelijke audits door het bureau of een door het bureau aangewezen auditor mogelijk en werkt daaraan mee.
8. Einde van de verwerking
Als het bureau stopt met het gebruik van het platform, verwijdert het platform de persoonsgegevens of geeft het ze terug, naar keuze van het bureau, tenzij de wet bewaring verplicht.